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事例: 社員が誤って顧客情報を含むファイルを外部へ送信してしまう

ある日、営業部の社員であるBさんが、顧客に向けた見積書を送付するメールを作成していた。Bさんは見積書を作成し、メールに添付する作業を進めていたが、同時に他の顧客との契約書を取りまとめるためのフォルダにアクセスする必要が生じ、メール画面から離れてしまった。

その際、Bさんのデスクには見積書とは別の顧客情報が含まれるファイルが残されたままであった。 Bさんは戻ってきてメールを送信し、その後すぐに添付ファイルのことに気がついたが、すでにメールは送信されてしまっていた。

〇対応: Bさんはすぐに自分の上司や情報セキュリティチームに事態を報告する。上司や情報セキュリティチームは速やかに顧客に送ったメールの回収手続きを開始し、顧客情報の漏洩を防ぐための対策を講じる。また、Bさんは社内外に顧客情報を含むファイルを送信する際の手順を再確認し、メールや添付ファイルの送信前にはじめの段階から慎重に作業することを再確認する。

×対応: Bさんは添付ファイルの誤送信を上司やチームに隠してしまい、放置してしまう。その結果、顧客情報が漏洩し、顧客から問題を指摘されることとなる。

対策方法:

1. 定期的な情報漏洩対策の研修や教育を行うことで、社員全体が顧客情報を含むファイルの取り扱いについて正しく理解する。
2. メール誤送信防止のために、送信前に添付ファイルやメールの内容を再確認する習慣を徹底する。
3. メールシステムに誤送信防止機能を導入し、機密情報を含むメールの送信には二重の確認を求めるなどの技術的な対策を実施する。